Quand et comment passer à l’action efficacement grâce à une boîte et une carte

Passer à l'action

Cet article est publié dans le cadre de l’événement « à la croisée des blogs », organisé par developpementpersonnel.org. Cette 48ème édition est organisée par Mathieu du blog Penser et Agir.

Le thème, ce mois-ci, est : Penser et Agir, à quel moment devez-vous passer à l’action ?

logo croisee des blogs

Passons donc à l’action…

Parfois vous avez envie de réaliser de grandes choses, mais vous n’arrivez pas à passer à l’action.

Les choses à faire s’accumulent et vous ne vous décidez pas à attaquer. La réflexion s’éternise, vous procrastinez.

Dans cet article je vais montrer comment une boîte et une carte peuvent vous aider à passer à l’action efficacement.

Vous savez, j’ai réalisé une quinzaine de projets en tant que chef de projet. J’ai utilisé les méthodes classiques et les méthodes dites agiles.

J’ai aussi lancé deux blogs et suis en cours de préparation de deux produits, alors il faut que je m’organise.

Mais avant tout, réussir ses projets, passer à l’action dans tout domaine, c’est en partie une histoire d’attitude.

 

Êtes-vous impulsif, réfléchi ou passif ?

Face à un projet on peut être impulsif, réfléchi ou passif.

Le mot procrastination est de plus en plus à la mode, vous devez donc savoir ce que cela veut dire.

Personnellement je ne suis pas impulsif mais plutôt réfléchi. Parfois trop.

J’ai tendance à procrastiner et à me disperser en dehors du travail.

N’aimant pas trop le risque j’essaie de tout prévoir, puis d’avancer après, à l’allemande, tel un rouleau compresseur (enfin, j’essaie).

Heureusement, mon travail de chef de projet et mon intérêt pour le développement personnel m’ont donné des techniques.

Et ces techniques sont très efficaces.

Il y a intérêt : quand vous commencez un projet à la bourre de 2 semaines et qu’il y a des pénalités de retard, vous avez intérêt à utiliser des techniques efficaces.

Voici celles que j’utilise.

 

Étape 1 : la formation

Parfois il n’y a pas besoin de compétences pour passer à l’action, mais dans certains cas (soyons ambitieux) il en faut.

Vous pouvez être motivé, proactif et tout ce que vous voulez, comme dit Richard Bandler, le fondateur de la PNL :

Si vous avez de mauvaises compétences, vous ferez n’importe quoi.

Il faut donc se former pour acquérir des compétences.

Devenez adepte du Kaizen : l’amélioration continue !

Il y a plusieurs méthodes non exclusives.

 

Lire des livres

Je lis beaucoup de livres, sur différents sujets. Ma façon d’aborder une discipline consiste à acheter plusieurs bouquins pour apprendre les bases.

Cela a fonctionné pour :

  • la photographie
  • la peinture artistique à l’huile et à l’aquarelle
  • l’informatique
  • la gestion de projet classique et agile
  • la négociation
  • la méditation
  • le Reiki
  • l’immobilier
  • la bourse et l’analyse technique
  • l’anglais

Et maintenant, pour :

  • le blogging (là c’est plutôt sur le web que j’ai trouvé mes infos)
  • la SEO
  • le copywriting
  • la PNL

Si vous utilisez les transports en commun vous avez-là des heures et des heures de formation possibles.

Lisez donc dans les transports !

Et vous deviendrez des spécialistes. La connaissance vaut de l’or.

Passez à l'action maintenant
Passez à l’action maintenant ! Lisez !

 

Trouver un mentor et recevoir ses conseils

Depuis un peu moins d’un an j’ai démarré le blogging. Je me suis tourné vers les mentors français de ce domaine, à savoir :

Apprendre auprès de ceux qui ont réussi dans le domaine que vous visez et un très bon moyen d’acquérir des compétences.

Il n’est pas nécessaire de recevoir directement les conseils. Vous pouvez assister à des formations, ou étudier leur manière de fonctionner.

 

Modéliser quelqu’un qui réussit

En PNL, il y a une technique qui consiste à modéliser quelqu’un qui réussit.

On étudie son comportement, ses stratégies pour réussir. Cela peut être dans le golf ou la thérapie.

Par exemple, j’essaie d’aérer mon article en allant à la ligne, comme Aurélien Amacker le fait.

Si vous avez la chance de connaître quelqu’un qui a réussi dans l’immobilier, faites-en votre mentor et faites comme lui.

Demandez-vous « comment ferait X à ma place ? ».

 

Suivre une formation

Dans toute ma carrière professionnelle j’ai suivi très peu de formations. J’ai toujours été autodidacte après être sorti de mes différentes écoles.

Mais j’ai décidé d’être plus flexible et j’ai changé.

Pour démarrer dans le blogging et le web marketing, j’ai suivi des formations.

Et je ne regrette pas.

Une formation bien choisie vous fera gagner des mois, voire des années !

 

Étape 2 : la réflexion

Une fois que l’on a les compétences suffisantes pour avancer, il faut bien définir ce que l’on va faire.

 

Vérifier l’écologie du passage à l’action

Il faut aussi réfléchir à l’écologie de son passage à l’action.

En effet, vous pouvez décider de commencer à construire une tour Eiffel grandeur nature en allumettes. Vous savez tout sur la structure de la tour, mais cela sera-t-il bon pour votre ménage, votre travail ou votre budget ?

Quand vous allez passer à l’action il faut que cela ne vous nuise pas.

 

Organisez vos pensées grâce à une carte

Le meilleur moyen de mettre à plat tous les tenants et aboutissants concernant cette idée de passer à l’action c’est d’utiliser une mind map.

Une mind map est un document sur lequel on dessine des bulles contenant des concepts reliées entre elles selon leur degré de correspondance.

Cet article n’est pas un cours sur ces cartes de l’esprit. Je vous redirige donc vers Tony Buzan, qui saura mieux vous expliquer les mind map que moi.

Par contre, je ne suis pas passé à l’action d’écrire ce texte sans avoir dessiné la carte que voici.

Mind map pour passer à l'action
La mind map utilisée pour cet article

La mind map vous permettra de trouver tout ce qu’il faut faire, ainsi que des variantes de ce que vous voulez faire.

C’est en quelque sorte un brainstorming sur une feuille de papier.

 

Définir vos objectifs

Il y a des techniques pour définir ses objectifs. J’en parlerai dans un article spécifique dans le cadre de mon cours en ligne sur la PNL.

Ce que j’aimerais dire ici c’est qu’un objectif doit être SMART :

  • Spécifique : précis et défini par certaines conditions
  • Mesurable : on doit pouvoir exprimer quantitativement que l’objectif est atteint
  • Acceptable : voir le paragraphe sur l’écologie
  • Réaliste : il faut qu’il soit réalisable
  • Temporellement restreint : on se fixe une date limite

Enfin, une fois que les idées sont en place et que les objectifs sont définis et écologiques, il faut s’organiser pour les atteindre.

 

Étape 3 : l’organisation

Une fois que l’on a les compétences suffisantes pour passer à l’action, que l’on a bien réfléchi à ce que l’on veut faire, il faut préparer un plan de bataille.

Un chef de projet va remplir tout un tas de documents et construire un planning avec des outils comme MS Project ou Excel.

Il y a plus simple et surtout, plus flexible.

 

La technique de la liste et les backlogs pour passer à l’action

Vous l’avez tous déjà fait : écrire une liste de choses à faire. C’est une très bonne technique.

On peut la généraliser avec la notion de backlog.

Un backlog, pour simplifier, est une liste de tâches à réaliser.

Vous pouvez utiliser Excel pour le construire.

Chaque tâche a :

  • un nom,
  • une estimation de coût (montant ou nombre de jours) et
  • une priorité.

C’est une technique utilisée dans les méthodes agiles, comme Scrum, méthodes utilisées en développement informatique et terriblement efficaces.

 

Le time boxing et l’itératif

Une autre notion très importante pour s’organiser est la notion de time boxing. C’est notre boîte, littéralement, la boîte de temps.

Cela consiste à dire que l’on va se fixer des délais.

Souvent, quand on entreprend un projet ou que l’on passe à l’action pour quelque chose de plus léger, on se fixe une date de réalisation.

Ce qui arrive dans les faits c’est que l’on est soit trop perfectionniste, soit mal organisé, soit un peu paresseux, et, la date venue, ce n’est pas terminé.

Pour éviter cela, dans les méthodes agiles, on met en place des « boîtes de temps » et des itérations.

Par exemple, on dira que tous les 15 jours on devra avoir fini quelque chose, même si ce n’est qu’une partie de ce que l’on veut atteindre comme objectif.

Ainsi, si vous voulez passer à l’action et devenir blogueur, vous allez définir n itérations de 15 jours :

  • itération 1 : installer WordPress et les plugins minimaux
  • itération 2 : écrire quelques articles
  • itération 3 : promouvoir votre site
  • itération 4 : installer de la publicité
  • etc
Boite de temps
Mettre le temps en boîte

À la fin de chaque itération vous faites un point pour voir si vous avez atteint l’objectif de cette itération.

L’objectif de l’itération est un livrable précis qui fonctionne. Par exemple, c’est avoir installé Adsense sur son blog.

En fonction de l’atteinte de l’objectif ou de la non atteinte, vous allez redéfinir l’itération suivante.

Pas de panique, je préciserai tout cela dans des articles ultérieurs !

 

Gérer les priorités

Un problème courant pour le chef de projet ou celui qui veut passer à l’action est de ne pas savoir par où commencer.

Il est devant un monceau de tâches à réaliser et commence à être confus.

Certaines tâches sont plus urgentes ou plus utiles que d’autres.

Il va donc falloir gérer les priorités.

Nous allons voir dans la section suivante comment le faire.

Mais je peux déjà vous dire que, dans les itérations, on va essayer de réaliser les tâches qui apportent 80% de la valeur ajoutée.

En effet, toutes les actions n’apportent pas la même valeur ajoutée. Les tâches qui en apportent le plus seront donc les plus prioritaires.

Rappelez-vous la loi de Pareto, ou loi des 80/20. 20% des fonctionnalités, pour un produit, apportent 80% de la valeur ajoutée.

Si l’on n’a pas assez de temps ou de ressources, on laissera tomber les 20% sans que cela change grand chose.

 

Étape 4 : quand et comment passer à l’action

Quand passer à l’action ?

Le meilleur moment pour passer à l’action c’est tout de suite dès que vous avez les compétences et que vous avez réfléchi à vos objectifs.

Pensez-y ! Vos concurrents, si vous êtes entrepreneur, ont peut-être la même idée en tête en ce moment même.

Il faut donc réduire votre « time to market ».

Il faut agir tout de suite !

 

Comment passer à l’action ?

Les techniques de la liste et de la mind map peuvent être utilisées pour toutes les étapes.

Outre cela, nous allons aborder d’autres astuces.

 

Attaquer la première tâche réalisable

Vous allez devoir optimiser les tâches.

En théorie des files d’attente, il est démontré qu’une file d’attente avance plus vite si les tâches à traiter sont :

  • de tailles sensiblement égales en durée
  • régulièrement réparties
File d'attente fluide ou pas
La théorie des files d’attente au secours de la gestion de projet

Quelles conséquences pour vous si vous voulez passer à l’action ?

Vos tâches devront être de faible longueur : 2 à 4 heures, par exemple. Plus elles sont petites, plus il est possible de les caser dans les boîtes de temps (les 15 jours d’une itération).

Vous allez découper ces tâches en actions réalisables tout de suite et les placer dans des itérations.

Par exemple, imaginons un objectif très simple : vous voulez changer de coiffeur et vous faire couper les cheveux (c’est très simple, mais c’est pour illustrer ce point) :

  • tâche n°1 : chercher dans l’annuaire le numéro d’un coiffeur près de chez vous
  • tâche n°2 : appeler le coiffeur et fixer un rendez-vous
  • tâche n°3 : se rendre au rendez-vous.

Si vous n’aviez pas découpé cet objectif en actions facilement réalisables tout de suite, vous auriez sans doute procrastiné.

 

Une histoire de backlogs

Construisez-vous un backlog de produit : il listera toutes les macro tâches à réaliser pour atteindre votre objectif.

Pour chaque itération construisez un backlog d’itération avec les tâches et actions à réaliser (2 à 4h maxi) durant cette itération. Elles doivent être indépendantes et facilement réalisables.

À la fin d’une itération, reportez les actions non réalisées sur le backlog de l’itération suivante.

Au début de chaque itération placez dans le backlog les tâches qui ont la plus forte priorité.

Ce découpage en itérations doit être fait logiquement : au bout de chacune d’entre elles vous devez obtenir quelque chose de concret.

backlogs et liste
Utiliser des listes ou backlogs pour s’organiser

Rester efficace

Tout au long des itérations, vous devez rester efficace et motivé.

Pour cela, vous devez adopter un rythme soutenable. Ne travaillez pas trop dur, vous risquez de vous fatiguer et de vous décourager.

Les journées ne font que 8h ! Si vous travaillez plus de 8h par jour vous allez forcément faire des bêtises.

Il vous faudra aussi du courage. Le courage de s’attaquer aux tâches ingrates.

Du courage pour passer à l'action
Du courage pour passer à l’action

 

Pour cela il y a une métaphore parlante (je l’ai appris dans la chronique du livre de Brian Tracy faite par le blog Vie Explosive, de Charles) :

Avalez un crapaud chaque jour.

Cela veut dire que vous devez commencer chaque jour par la tâche qui vous déplaît le plus. Ainsi, vous serez libéré pour le reste de la journée, et votre projet avancera.

Il vous faudra aussi rester concentré et focalisé comme un laser sur vos objectifs.

 

Rester focalisé sur son objectif
Rester focalisé sur son objectif

 

J’espère que ces petits conseils vous permettront de passer à l’action plus facilement et dans de meilleures conditions.

Avez-vous, vous aussi des astuces (ou des problèmes) pour passer à l’action ?

Cela me permettrait de compléter mon article.

PS

Votre première action ?

 

 

Découvrez les stratégies pour gagner du temps et se motiver dans mon dernier ebook.

 

 

Tous mes articles « gestion du temps » et « motivation »

 

 

 

Illustrations :

FreeDigitalPhotos.net

Comments ( 8 )

  1. ReplyJérôme
    Bonjour Article très intéressant (et très complet). J'avais déjà entendu parlé de mind map, mais sans jamais me pencher dessus. Je crois que ta carte m'a convaincue de m'y intéresser.Ca a l'air d'être un outil parfait pour organiser un projet et idéale pour passer de la page blanche à un article structuré.
    • ReplyMichel de Changer Gagner
      @Jérôme, cette carte est un peu "pourrie" et pas très organisée. En fait j'avais quasiment tout en tête. Sans être un fanatique des mind maps, je les utilise assez souvent et c'est vrai que c'est efficace pour créer un article, pour créer un produit et pour plein de choses. Il y a des logiciels pour mind map, mais c'est plus rapide de les faire sur un coin de table.
  2. ReplyEdwige
    La méthode que tu décris fait partie des méthodes agiles ? Ça vient d’où ce terme « agile » ? Ma méthode d’organisation est de partir d’objectifs annuels, chaque mois je redéfinis des objectifs mensuels puis en début de semaine je répartie les tâches sur les jours. Le plus important est d’être motivé par ses objectifs, car comme cela, on est dans une spirale positive d’actions et dans la fierté personnelle de leurs réalisations. De plus, la décomposition en petites tâches indépendantes matérialise l’avancement au quotidien.
    • ReplyMichel de Changer Gagner
      L'agilité est un mouvement qui a démarré dans l'informatique il y a 20 ans, voire plus, et qui permet de résoudre les problématiques de la gestion de projet classique : effet tunnel, insatisfaction du client, etc. Elle est fondée sur des découvertes en théories des systèmes. Ces méthodes peuvent s'appliquer en dehors de l'informatique. De plus en plus d'entreprises se mettent à l'agilité.
  3. ReplyJeremy Goldyn
    Bonjour Michel, Approche instructive ;) En ce qui concerne la méthode agile, je recommande vivement le livre Lean startup. J'en ai fait la chronique : http://www.roadtoentrepreneur.com/the-lean-startup-methodologie-creer-business-succes Jérémy Goldyn,
    • ReplyMichel de Changer Gagner
      Lean et agile ne sont pas tout à fait pareil. Le Lean c'est en fait, réduit tout ce qui est gaspillage de temps, de ressource, etc. Pour ce qui est de l'agilité, mieux vaut revenir aux sources. J'écrirai un article sur ce sujet..
  4. ReplyJean
    Bonjour Michel, C'est assez logique toutes ces étapes avant de, et pour passer à l'action. Ce qui me semble difficile à appréhender, c'est le temps de la réflexion (la pensée) et celui du processus de réalisation (l'action). J'ai l'impression qu'à vouloir appliquer des méthodes, on ne consacre pas assez de temps à la réflexion. Après, évidemment, si on "pense" trop, on retarde le moment d'agir. Et on sait qu'on se trouve toujours des raisons de ne pas s'y mettre (procrastination, peurs, manque de confiance en soi, etc...)
    • ReplyMichel de Changer Gagner
      Bonjour Jean, Il faut rester "focusé" sur ses objectifs, et, surtout, détailler ce que l'on doit faire pour arriver à ses objectifs. La technique de la liste est très utile. Les tâches doivent être suffisamment petites (courtes) et facilement réalisable, et, ce, tout de suite. Ensuite on commence par la plus facile et la plus courte. La méthode GTD est assez utile pour cela.

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